Formation
Google Workspace – Outils Collaboratifs (Drive / Agenda / Gmail)

Utiliser efficacement les outils Google Workspace (Gmail, Drive, Agenda) pour collaborer en temps réel
Organiser ses emails, fichiers et événements de manière structurée et sécurisée
Partager des documents et des agendas en respectant les bonnes pratiques de sécurité et de confidentialité
Automatiser des tâches répétitives grâce aux fonctionnalités avancées de Google Workspace
Créer des documents collaboratifs en utilisant les modèles et les outils de suivi des modifications

 Découverte et prise en main des outils Google Workspace

Introduction à Google Workspace

• Présentation de l'écosystème Google Workspace : architecture, avantages du Cloud, et applications disponibles (Gmail, Drive, Agenda, Meet, etc.)
• Comparaison avec d'autres solutions collaboratives (Microsoft 365, etc.)
• Focus sur la sécurité et la confidentialité des données : bonnes pratiques pour protéger ses informations et gérer les accès

Prise en Main de Gmail

• Création et gestion d'un compte Gmail
• Découverte de l'interface : onglets, libellés, paramètres, et options de personnalisation
• Envoi et réception d'emails : rédaction, réponse, transfert, et organisation des conversations (archivage, étoiles, libellés)
• Gestion des pièces jointes : visualisation, impression, et envoi via Google Drive
• Utilisation des filtres et des règles de tri automatique pour organiser sa boîte de réception
• Recherche avancée dans Gmail : utilisation des opérateurs de recherche pour retrouver rapidement des emails

Gestion des Contacts avec Google Contacts

• Présentation de l'interface Google Contacts
• Organisation des contacts : création, modification, suppression, et fusion des doublons
• Gestion des groupes de contacts et partage de contacts avec des collègues
• Restauration de contacts supprimés et import/export de listes de contacts

Introduction à Google Drive

• Découverte de l'interface de Google Drive : dossiers, fichiers, et options d'affichage
• Importation et conversion de documents (Word, Excel, PDF, etc.) vers les formats Google (Docs, Sheets, Slides)
• Organisation des fichiers et dossiers : création, renommage, déplacement, et suppression
• Partage de fichiers et dossiers : gestion des droits d'accès (lecture, commentaire, édition)
• Historique des révisions : restauration de versions antérieures et suivi des modifications
• Collaboration en temps réel : commentaires, suggestions, et chat intégré dans les documents
• Bonnes pratiques pour organiser et synchroniser ses données
• Sécurité et confidentialité : gestion des accès, protection des données sensibles, et paramètres de partage avancés

Approfondissement et collaboration Avancée

Maîtrise de Google Agenda

• Création et gestion d'événements : réunions, rappels, événements récurrents
• Recherche de créneaux disponibles et gestion des invitations (envoi, modification, annulation)
• Réservation de salles de réunion et gestion des fuseaux horaires
• Intégration avec Google Meet pour organiser des réunions en ligne
• Partage d'agendas : gestion des droits d'accès et affichage des agendas partagés
• Utilisation de Google Tasks pour gérer ses tâches et de Google Keep pour prendre des notes
• Création de sondages pour identifier des créneaux disponibles pour tous les participants

Google Drive Avancé

• Création et gestion de modèles de documents pour standardiser les fichiers d'équipe
• Utilisation de Google Forms pour créer des formulaires et collecter des données
• Travail collaboratif avancé : suivi des modifications, gestion des versions, et publication de documents
• Automatisation et astuces pour gagner du temps : raccourcis clavier, extensions Chrome, et intégrations avec d'autres outils

Bonnes Pratiques et Mobilité

• Optimisation de l'espace de stockage : gestion des fichiers volumineux et nettoyage de Drive
• Accès à Google Workspace depuis un mobile : applications Android/iOS et synchronisation hors ligne
• Préparation à la certification TOSA/ICDL : révision des points clés et exercices pratiques
• Ressources supplémentaires : supports de formation, tutoriels vidéo, et forums d'entraide

Synthèse et Échanges

• Récapitulatif des points clés abordés pendant la formation
• Échanges sur les cas d'usage concrets des participants et résolution de problèmes spécifiques
• Distribution de supports de formation et accès à un espace de ressources en ligne pour approfondir ses connaissances